Huisstijlautomatisering

"Al je documenten in het gareel!"

Je hebt een mooie huisstijl. Toch zien facturen, offertes en brochures die de deur uitgaan er soms verschillend uit: de ene keer is het logo versprongen, de andere keer ontbreekt een tekstveld. Dat is zonde. Want met huisstijlautomatisering breng je alle documenten in het gareel. Dat scheelt veel tijd en ziet er netjes uit. Prettig voor je medewerkers. Prettig voor je klanten. Goed voor je imago.


Hoe werkt huisstijlautomatisering?

Het begint met een opmaakprofiel: een ontwerp voor de documenten die je als organisatie nodig hebt, zoals offertes, facturen en jaarverslagen. Dat ontwerp is uiteraard in de huisstijl van je organisatie.

De elementen van het opmaakprofiel leggen we vast in een template of sjabloon. Dat doen we in Word, Excel en PowerPoint. In een Wordsjabloon liggen dingen vast als:

  • Lettertype, kleur en grootte van lopende tekst
  • Lettertype, kleur en grootte van koppen
  • Positie en afmeting van tekstvakken
  • Kleur en type opsommingstekens
  • Positie en afmeting van logo
  • Marges


Sjabloon of macro?

We kunnen met huisstijlautomatisering nog een stap verder gaan. Dan maken we niet alleen een sjabloon maar ook een macro. In een macro leggen we een reeks handelingen vast in Word, Excel of PowerPoint. 

Een voorbeeld:
In een rapportage staan de naam van de auteur en het projectnummer op het voorblad en in de voettekst van elke opvolgende pagina. Met een macro plaats je deze informatie met één muisklik in het document.


Met één muisklik de juiste opmaak

Je sjablonen en macro’s maken we met één muisklik beschikbaar in je lint (ribbon) in Word. Met een vinkje schakel je ze in of uit. Ook kun je makkelijk wisselen tussen een versie voor printen op briefpapier (logo en contactgegevens staan dan uit) en een versie met digitaal briefpapier (logo en contactgegevens staan aan), zodat je je document eenvoudig kunt printen of versturen als PDF.

Ten slotte ondersteunt huisstijlautomatisering je binnen een documenttype met het opmaken of invullen van bijvoorbeeld tabellen, plaatjes en standaard secties. Zit je bijvoorbeeld in het sjabloon voor de offerte, dan kunnen we een knopje maken voor het invoegen van de tabel, zodat die er altijd hetzelfde uitziet. 


Integratie met je CRM en DMS

Handig aan huisstijlautomatisering is dat je de macro’s en sjablonen kunt integreren met je documentmanagementsysteem (DMS) en je customer relationship management-software (CRM). Dat houdt in dat je in Word bijvoorbeeld direct gegevens uit je klantbestand kunt oproepen. Of andersom. Dat je in vanuit je klantbestand je verschillende Wordtemplates kunt openen. Zo kun je direct een factuur opstellen voor meneer X. Of een offerte voor bedrijf Y.  
Voordelen van huisstijlautomatisering
Laten we het nog eens op en rijtje zetten.
  • Vaste opmaak per documenttype (voor alle medewerkers).
  • Met één muisklik het juiste sjabloon of macro.
  • Alle documenten in dezelfde huisstijl.
  • Koppeling met CRM en DMS.
  • Consistente uitstraling.
  • Tijdsbesparing.
  • Simpel.

Neem contact met ons op

Portfolio Huisstijlautomatisering